Як правильно надсилати запрошення до участі в опитуванні електронною поштою

Запрошення до участі в опитуванні електронною поштою спрацьовує тоді, коли одержувач за кілька секунд розуміє, хто його питає, чому обрали саме його, про що опитування, скільки часу воно забере, до якої дати відкрите і хто бачитиме відповіді. Ця стаття для всіх, хто збирається надіслати опитування за власним списком адрес: клієнтам, працівникам, членам організації, відвідувачам заходу чи студентам. У ній ідеться про те, що написати в листі (зі зразком, який можна взяти за основу) і як надіслати запрошення з eSurvey.ua: текст ви пишете самі, а посилання на опитування вставляєте в нього спеціальним кодом. Ще до надсилання треба вирішити, чи вмикати відстеження відповідей: лише з ним ви зможете згодом написати повторно тільки тим, хто не відкрив свого посилання.

Коротко

• Запрошуйте лише тих, хто очікує від вас листа, і відразу скажіть, хто ви і чому пишете саме цій людині.
• Назву організації пишіть у темі листа: запрошення надходить з адреси eSurvey.ua, а не з вашої.
• Пишіть коротко: для чого потрібні відповіді, скільки часу насправді забирає опитування і до якої дати воно відкрите.
• Анонімності не обіцяйте. Скажіть, хто бачитиме окремі відповіді і що результати ви подаєте лише в узагальненому вигляді.
• Відстеження відповідей за замовчуванням вимкнене. Увімкніть його до надсилання, якщо хочете написати повторно лише тим, хто не відкрив свого посилання; цей другий лист ви надсилаєте самі.

Кого запрошувати, а кого ні

Запрошуйте людей, які самі дали вам свою адресу й не здивуються вашому листу: клієнтів, працівників, членів організації, зареєстрованих відвідувачів. Купленого чи позиченого списку не використовуйте. Того самого чекають від кожного відправника поштові сервіси: правила Google для відправників електронних листів кажуть надсилати листи лише тим, хто хоче їх отримувати, і не купувати адрес. Це вимога поштового сервісу, а не закон: правила щодо згоди на отримання листів у різних країнах різні, тож перевірте ті, що стосуються вас.

Люди, які вас не знають, видаляють лист або позначають його як спам, а саме за скаргами на спам поштові сервіси й оцінюють відправника.

Перш ніж завантажувати список, перевірте його: один рядок на людину, актуальна адреса. eSurvey.ua не повідомляє, на які адреси лист не дійшов, тож про застарілі адреси ви не дізнаєтеся.

Як писати запрошення до опитування: що має бути в листі

Пишіть коротко. У рандомізованих дослідженнях, узагальнених в огляді Cochrane (Edwards і колеги, 2023), коротке запрошення електронною поштою збирало помітно більше відповідей, ніж докладне: відношення шансів 3,26 із широким інтервалом (відношення шансів понад 1 означає, що відповідей було більше).

Тема листа: назва вашої організації і тема опитування

У темі назвіть організацію і те, про що питаєте, наприклад: «Квіткова крамниця „Фіалка“: 3 хвилини про ваше жовтневе замовлення». Запрошення надходить з адреси підтримки eSurvey.ua, і змінити її не можна, тож без вашої назви в темі одержувач не зрозуміє, хто йому пише, доки не відкриє лист.

Тема має бути правдивою: жодного «Re:» у першому листі, жодної вигаданої терміновості чи призу, якого немає. Не пишіть слова великими літерами і не ставте кілька знаків оклику поспіль, бо так пишуть рекламу.

Перші рядки: хто ви і чому пишете саме цій людині

Почніть із того, хто ви і як обрали одержувача: «Ви завітали до нашого стенда на цьогорічній виставці машинобудування» або «Ми запрошуємо до опитування всіх працівників компанії». Якщо опитування на замовлення клієнта проводить агенція, назвіть і агенцію, і клієнта.

Персоналізоване запрошення в дослідженнях з огляду Cochrane збільшувало кількість відповідей (відношення шансів 1,24), а звичайний спосіб персоналізувати лист — звернутися на ім’я. Робіть так, лише якщо ім’я є в кожному рядку вашого списку: там, де його бракує, звертання надрукується без імені («Добрий день, !»). Сервіс підставляє ім’я так, як воно записане у списку: якщо хочете звертання в кличному відмінку, так його й запишіть («Олено», «пане Андрію»). До того ж звертання на ім’я показує людині, що ви знаєте, хто вона, і це ще одна причина сказати, хто бачитиме відповіді.

Мета, тривалість і кінцева дата

Одним конкретним реченням скажіть, для чого потрібні відповіді: «За вашими відповідями ми визначимо години роботи на наступний рік», а не «щоб покращити наші послуги». Запропонуйте надіслати підсумок результатів, якщо справді це зробите: у дослідженнях така пропозиція, як і цікавіша тема, давала більше відповідей.

Називайте справжню тривалість: пройдіть опитування самі, заміряйте час і напишіть це число. Якщо воно завелике, скорочуйте анкету, а не число в листі: коротші анкети в дослідженнях збирали більше відповідей, хоча результати дуже різнилися.

Вкажіть кінцеву дату, а не «найближчим часом»: зазначений термін помірно збільшував кількість відповідей (відношення шансів 1,18).

Якщо ви пропонуєте винагороду, напишіть, що це, хто її отримає і де прочитати правила. Розіграші призів можуть підпадати під окремі правила, тож перевірте ті, що стосуються вас. Винагорода приносить більше відповідей, але не обов’язково робить їх репрезентативнішими.

Хто бачитиме відповіді

Скажіть, хто бачитиме окремі відповіді і як ви подаватимете результати, і не називайте опитування анонімним. Формулювання, яке можна взяти за основу: «Окремі відповіді бачитиме лише відділ кадрів. Результати ми подаємо лише в узагальненому вигляді, для груп щонайменше з 10 осіб». eSurvey.ua жодного мінімуму не застосовує, тож перш ніж показувати результати за групами, самі перевірте, скільки відповідей у кожній (див. мінімальна кількість відповідей для показу результатів за групами). Коли люди знають, хто бачитиме відповіді, вони й відповідають охочіше.

Анонімне опитування — це таке, у якому ніхто, навіть ви, не може пов’язати відповідь із людиною. Конфіденційне — таке, у якому ви могли б це зробити, але обмежуєте коло тих, хто бачить окремі відповіді, і публікуєте лише результати, за якими нікого не впізнати. Запрошення йде на адресу конкретної людини, а впізнати її можна ще й за малою групою, коментарем чи полем із контактами. Докладніше — у статті про чутливі питання, розділ анонімно чи конфіденційно: що ви можете чесно пообіцяти.

Чи пов’язує сам сервіс відповідь з адресою, залежить від одного налаштування (про нього — розділ «Відстеження відповідей: вирішіть до надсилання»). Якщо воно увімкнене, скажіть про це своїми словами: «Ми бачимо, хто відкрив посилання на опитування зі свого запрошення і з якої адреси надійшла кожна відповідь: так ми зможемо повторно написати лише тим, хто свого посилання не відкрив». Те саме повторіть і на першому екрані анкети: що ще написати у вступі до опитування, пояснює окрема стаття.

Посилання, контактна особа і подяка

Посилання поставте окремим рядком. Ім’я й адресу людини, до якої можна звернутися з питаннями, напишіть у самому тексті листа; відповіді на запрошення надходитимуть на адресу для відповідей, яку ви вкажете, створюючи повідомлення. Наприкінці подякуйте.

Посилання, за яким одержувач може відписатися, eSurvey.ua додає до кожного запрошення сам, тож вставляти його не потрібно. А тих, хто просить більше їм не писати, приберіть зі списку самі (кнопка «Видалити обране»).

Зразок запрошення до опитування

Ось повний лист для опитування клієнтів, так, як ви його вводите, натиснувши «Додати повідомлення для електронного листа»: eSurvey.ua замінить {name} на ім’я одержувача, а {surveyLink} — на посилання і додасть унизу свій службовий блок.

Тема: Квіткова крамниця «Фіалка»: 3 хвилини про ваше жовтневе замовлення

Добрий день, {name}!

Цього місяця ви замовляли квіти у «Фіалці», і ми питаємо всіх, хто робив замовлення, як усе минуло. За вашими відповідями ми вирішимо, що змінити в доставці наступного сезону.

В опитуванні 8 питань, воно забирає близько 3 хвилин. Відповісти можна до 31 жовтня.

Окремі відповіді бачитиме лише наш відділ обслуговування клієнтів. Результати ми подаємо лише в узагальненому вигляді, для груп щонайменше з 10 клієнтів.

{surveyLink}

Маєте питання? Напишіть на [email protected] або просто відповідайте на цей лист.

Дякуємо, що приділили час.
Олена Коваль, квіткова крамниця «Фіалка»

Усі числа в зразку умовні, а 3 хвилини — це час, який заміряли, пройшовши опитування, а не число, виведене з кількості питань. Якщо відстеження відповідей увімкнене, додайте речення з розділу «Хто бачитиме відповіді».

Як надіслати запрошення з eSurvey.ua: покроково

Надіслати респондентам анкету для заповнення електронною поштою можна двома способами: запрошенням, яке eSurvey.ua розсилає за вашим списком адрес, або посиланням на опитування в листі з вашої власної скриньки. Перший спосіб — це шість кроків.

1. Активуйте опитування. На вкладці «Налаштування» поставте позначку «Активне». За посиланням на неактивне опитування людина побачить, що сторінку не знайдено.
2. Завантажте адреси. У розділі «Мої інструменти» відкрийте «Списки адрес електронної пошти», створіть список і додайте одержувачів: введіть їх по одному на рядок, розділяючи комами адресу, повне ім’я і до п’яти додаткових значень (наприклад, відділ), або на вкладці «Завантажити список» завантажте файл CSV, у першому рядку якого стовпці названо англійською: address, name і value1–value5. У підказці на екрані ці назви перекладено, але сервіс розпізнає лише ці англійські назви. Якщо хоч одна адреса у файлі недійсна, не імпортується нічого, а в повідомленні про помилку буде номер рядка цієї адреси без урахування рядка заголовків.
3. Напишіть повідомлення. У розділі «Мої інструменти» відкрийте «Повідомлення для електронних листів» і натисніть «Додати повідомлення для електронного листа». Готового тексту там немає: і тему (поле «Тема»), і сам лист ви пишете самі. Там, де має бути посилання, вставте {surveyLink}: без цього коду лист піде без посилання. У звертанні замість {name} сервіс підставить ім’я одержувача зі списку. У блоці «Ваша контактна інформація» вкажіть своє ім’я й адресу для відповідей. Номер телефону в полі «Номер телефону» вказувати не обов’язково: якщо ви його введете, його побачить кожен одержувач унизу запрошення, тож залиште поле порожнім, якщо не хочете цього.
4. Пам’ятайте, що додає сервіс. Під вашим текстом кожне запрошення має службовий блок мовою вашого акаунта; його не можна ні змінити, ні прибрати. У ньому є ім’я, яке ви вказали, номер телефону (якщо ви його вводили), адреса для відповідей, посилання, за яким можна відписатися, і назва eSurvey.ua.
5. Надішліть собі тестовий лист. В опитуванні відкрийте вкладку «Поширення», далі «Надіслати по електронній пошті», натисніть «Відправити новий електронний лист» і оберіть своє повідомлення. Кнопка «Надіслати тестове повідомлення» відправить його на адресу вашого акаунта. Відкрийте лист на телефоні й перейдіть за посиланням. Тестовий лист до місячного ліміту не зараховується.
6. Надішліть запрошення. На тому самому екрані оберіть, кому піде лист (для першого разу — «Не отримали запрошення на електронну пошту»), додайте свій список, залиште позначеним «Відправити зараз» і натисніть «Зберегти та запустити». Підтвердження сервіс не просить. Розсилання починається приблизно за хвилину, а довгий список іде частинами. Кнопка «Видалити» поруч із листом зупиняє розсилання для тих, кому лист ще не відправлено; уже відправлених листів відкликати не можна. У списку «Одержувачі електронного листа» позначка «Відправлено» означає, що лист передано на доставку, а не що його доставлено.

Місячний ліміт. Зараховується кожен лист кожному одержувачу, і повторний теж, а екран «Надіслати по електронній пошті» показує, скільки листів ви ще можете надіслати цього місяця. У безкоштовному плані — 50 запрошень електронною поштою на місяць (див. скільки запрошень електронною поштою входить у кожен план). Якщо ліміт вичерпається посеред списку, решта одержувачів нічого не отримає; пізніше надішліть їм лист самі, обравши «Не отримали запрошення на електронну пошту». Якщо список довший, а план безкоштовний, вставте посилання на опитування в лист із власної скриньки: тоді ніщо не відстежується і службовий блок не додається.

Відстеження відповідей: вирішіть до надсилання

Відстеження відповідей за замовчуванням вимкнене. Поки воно вимкнене, відповідь не прив’язується до адреси одержувача, і eSurvey.ua не знає, хто відкрив опитування чи відповів.

Щоб увімкнути його, поставте позначку «Увімкнути відстеження відповідей» на екрані «Надіслати по електронній пошті». Тоді кожен одержувач отримує персональне посилання, і щойно людина його відкриє, її відповідь буде пов’язана з її адресою.

Персональне посилання належить одній людині: хто його відкриє, той і відповідає від імені цього одержувача, тому попросіть не пересилати запрошення. І вмикайте відстеження до першого надсилання: ті, хто вже отримав запрошення без відстеження, так і залишаться невідомими.

На тому самому екрані є налаштування «Отримувати відповіді на опитування тільки через запрошення, які надіслані електронною поштою»: воно закриває всі інші шляхи до опитування. Працює воно й без відстеження відповідей: запрошені відкриють опитування в будь-якому разі, а відстеження вирішує лише, чи буде відповідь пов’язана з одержувачем. А от для оцінки за методом 360 градусів відстеження не вмикайте: інакше кожна оцінка буде пов’язана з адресою оцінювача.

Повторний лист: кому він надійде

Автоматичних нагадувань в eSurvey.ua немає: повторний лист — це новий лист, який ви пишете й надсилаєте самі. Натисніть «Відправити новий електронний лист», оберіть «Не відповіли на запрошення на електронну пошту» і коротше повідомлення, знову додайте той самий список і надішліть.

Коли відстеження увімкнене, цей вибір охоплює всіх зі списку, хто не відкрив свого персонального посилання. Відкрите посилання сервіс вважає відповіддю, навіть якщо людина не відповіла на жодне питання: той, хто відкрив опитування й покинув його, листа не отримає, а той, хто відповів за іншим посиланням, отримає.

Коли відстеження вимкнене, сервіс не знає, хто відкрив опитування чи відповів, тож із тим самим вибором лист знову піде всьому списку. Якщо без відстеження таки треба написати вдруге, оберіть «Всіх», надішліть лист один раз і почніть його словами: «Якщо ви вже відповіли, дякуємо — на цей лист можна не зважати».

У дослідженнях поштових анкет з огляду Cochrane нагадування електронною поштою збільшувало кількість відповідей (відношення шансів 1,60), а AAPOR (Американська асоціація дослідників громадської думки) радить звертатися до людей більше ніж один раз. Яка кількість повторних листів найкраща, не доведено; зазвичай надсилають один-два, щоразу з іншим текстом.

Перш ніж писати знову, подивіться, кого досі бракує: більше відповідей від таких самих людей не робить результат точнішим. Перевірте, яких груп бракує серед відповідей і чи змінює це результати. А тих, хто просив їм не писати, спершу приберіть зі списку.

Підсумок

Одержувач вирішує за кілька секунд. Назвіть організацію в темі листа і скажіть, чому пишете саме цій людині, скільки часу забере опитування, до якої дати воно відкрите і хто бачитиме відповіді. Анонімності не обіцяйте. Якщо хочете написати повторно лише тим, хто не відкрив свого посилання, увімкніть відстеження відповідей до першого надсилання, скажіть про це в запрошенні й надішліть цей другий лист самі.

Найпростіший випадок — опитування клієнтів після покупки, надіслане за власним списком, як у зразку. Візьміть готовий шаблон опитування задоволеності клієнтів нижче, змініть питання під себе і перше запрошення надішліть собі.

Читайте також

• Анкета, зручна для телефону: що показують дослідження
• Як знайти респондентів для опитування
• Логіка опитування: як налаштувати розгалуження анкети